等待不如看看有用的东西

邢晓龙

了解历年公考试题规律的考生可能已经发现，在公务员面试中，尤其是在结构化面试、情景模拟类面试中，计划组织协调能力类题目几乎是中央及地方各级公务员面试的必考题目，是面试考核的必考要素。本文将详细介绍计划组织类试题中的接待安排专题，这既是公考常见题型，也是工作必需技能，广大考生必须给予足够的重视。
　　接待类问题涉及会议接待、工作接待、学习接待、参观接待和投述、上访接待等类型。
　　接待一般分为接待前的准备工作，接待中和接待结束后的总结等三个阶段。下面具体阐述接待工作的基本流程及注意事项。
　　一、接待工作的基本流程
　　(一)准备阶段
　　1. 掌握要接待人员的基本情况：姓名、单位、职务、性别、民族、人数、来访目的、考查路线、到达及离开时间、联系电话等。
　　2. 拟订接待方案：用车、食宿、座谈会地点及参加人员、考察线路、陪同接待领导等。
　　3. 事前安排好食宿、交通。
　　4. 确定工作人员及经费。
　　5. 制订完备的会议预案书。及时报告主管领导，听取领导对接待工作的意见。
　　6. 通知及协调有关部门落实接待方案。
　　(二)接待阶段
　　1. 接机或接站：专人负责机场、车站的礼仪、接站、公关等服务。提前在酒店、会议室摆放好欢迎条幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。
　　2. 住宿：房间楼层及房间号确认，询问是否有特殊要求。接到客人后。如无特殊情况，先安排客人住下。
　　3. 就餐：尽可能安排客人在接待单位餐厅就餐，并通知所有陪同领导就餐时间、地点，就餐标准及酒水，按规定或领导指示执行。
　　4. 召开座谈会：至少提前半天布置好会场。
　　5. 参观考察：视具体情况，安排并陪同客人考察。
　　6. 旅游：旅游线路行程、用车、导游，是否增加景点等确认。
　　7. 娱乐：娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认。
　　8. 服务：合影留念、提供文秘服务及相关服务。
　　(三)善后总结阶段
　　1. 征求到访人员对接待工作的意见。
　　2. 协助安排好返程交通。结算住宿费等。
　　3. 落实返程安排及送行车辆并送站。
　　4. 通知到访人员单位接站。
　　5. 归还接待使用物品。结算经费。
　　6. 保存客人及接待有关资料。并存档备查。
　　7. 清理接待工作文件资料并撰写报告。向领导汇报。
　　二、接待安排注意事项
　　(一)接待原则
　　1. 平衡；2.对等；3.惯例。
　　(二)接待的礼宾顺序
　　1. 按职务高低。
　　2. 按来宾所在单位的字母排序。
　　3. 按先来后到的顺序。
　　4. 按报名的先后顺序。
　　5. 不排序。
　　(三)接待的事先准备
　　1. 确定接待规格及计划。
　　2. 确定时间。
　　3. 确定地点：接待地点及住宿地点。
　　4. 确定人员：接待人员及陪同人员。
　　5. 确定交通方式：轿车及其主次位之分。
　　(四)座次礼仪
　　1. 小型会议：面门为上，居中为上，以左为上。
　　2. 圆桌：无高低贵贱之分。
　　3. 大型会议：主席台前排高于后排，中间高于两侧。
　　4. 会场：散座、划片安排。
　　5. 结论：无论是接待还是欢送客人，都要使对方感到主人是热情、诚恳、有礼貌、有修养的，使客人感到温暖、融洽，给客人以良好的印象。
　　三、接待面试真题解析
　　你去参加研讨会，接待方不热情，不配合，怎么办？
　　【试题分析】
　　此题从表面来看，会被很多考生认为是处理人际关系题，但实际上是从另一个角度考查接待安排。对于常规的接待安排，学生在学习过相关内容后，已经没有问题了，但是对于这种逆向的考查形式，考生也一定要头脑清醒，看清本质，深入思考，合理做答。在本题中，你的角色是“与会者”，你出席会议涉及个人学术水平及学术观点的介绍，出席活动所需的经费，与主办方的接触交流等内容、以上环节都可能会产生让接待方不热情，不配合的地方，所以我们要从以上方面综合分析情况。
　　首先，如果是因为“我”的学术水平有限，或者“名气”不够，从而让对方轻视，这时要摆正心态，认为是对方不了解自己造成的，要相信自己的能力，相信“是金子就一定会发光的”，并且积极抓住研讨会中的机会要展现自己的学术水平，提出合理的、建设性的观点或建设；第二，如果是因为自己的学术观点与其它与会者有重复，要与接待方交流沟通，让他们明白，即使是同一流派内容，也会存在不同的学术观点，只有倾听不同的声音，研讨会才会产生真正的价值；第三，关于参加会议经费的问题，这个问题非常关键，这是在现实情况中最有可能的一个原因。对于此，应分两方面，一是自己要尽量为接待方节省接待费用，多为对方着想。二是如果确实接待方在经济上存在较大困难，可以考虑是否可以说服本单位领导负责一部分经费，和自己负责一部分。当然无论怎么说，最关键的还是要站在对方的角度看问题，互相体谅对方难处。最后，如果前面几项都没有问题，那就是接待方接待人员个人素质存在问题，如果其素质较低，“我”还是要先解决好心态问题，不能发怒，要冷静客观的处理，可以与接待方相关负责同志或是领导反映这一问题，接对方领导去“解决”这个问题，切不可“越位”“教育”对方，避免引起不必要的误解。
　　【参考答案】
　　首先对于个人来讲，能够有机会参加学术研讨会，无论对个人学术水平的提高，还是对与众多学术界人士交流来说，都是一个难得的机会，我会从思想和行动上高度重视这次会议，把它当成一个学习交流的平台和契机，通过会议，努力为单位和个人的成长创造更多的机会，收获更多的成果。当我去参加研讨会，如果遇到接待方不热情，不配合的情况，我认为首先我自己要摆正心态，先从自己的角度去寻找原因，再从对方的角度寻找原因，并针对可能的原因，寻找相应的解决办法。
　　从我自己的角度寻找原因，这里第一个原因有可能是我的学术水平不高，在此次的研讨会中对方可能认为我无法提出有建设性的意见，如果是这个原因，我会抓住机会在研讨会表现自己的水平，提出有针对性的建议，让接待方相信“我”的到来是“有建设性的”。其次如果是“我”的观点和某些“被邀请者”的观点有所重复这方面的原因，那么我会告诉接待方，即使是同样的学术流派，在许多具体的观点仍有区别，百家争鸣才有利于研讨会的开展。
　　另外从对方的角度寻找原因，有可能是我的参会给接待单位增加了负担，对此，我会从体谅对方难处的基点出发，尽量为接待方节省接待费用，同时可以考虑自己或自己单位负担一部分或全部的接待费用。另外如果是遇到一些接待同志本身是个性存在一定的问题时，作为参会人员的我应该遵守大会的纪律，保持克制冷静，适当时候可以向大会的领导或相关负责同志反映这一问题。
　　“三人行，必有我师”，研讨会的根本目的，就是学术交流，相互学习，互通有无，不仅对个人的成长会产生长足的影响，最终也会对整个初会的进步产生积极的意义。对于个人来讲，参加研讨会，研讨是首要的，无论接待方面有什么不足，都不会影响我对学术交流的期待和热情。

邢晓龙

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