文件筐测验面试

杨凡

文件筐测验是国外人才测评中常用的方法，在国内人才选拔中正逐渐运 用。

1. 文件筐测验的概念

文件筐测验，通常又叫公文处理测验，是面试评价最常用和最核心的技术 之一。文件筐测验是情景模拟测试的一项通常用于管理人员的选拔，考查授权、计划、组织、控制和判断等项能力素质的测评方式。一般做法是让考生在限定时间 （通常为1～3小时）内处理事务记录、函电、报告、声明、请示及有关材料等文件，内容涉及人事、资金、财务、工作程序等方面。一般只给日历、背景介绍、测 验提示和纸笔，考生在没有旁人协助的情况下回复函电，拟写指示，作出决定，以及安排会议。评分除了看书面结果外，还要求考生对其问题处理方式作出解释，根 据其思维过程予以评分。

文件筐测验具有考查内容范围广、效率高的特点，因而非常受欢迎。

2. 文件筐测验的优缺点

（1）文件筐测验突出的两个优点

一是考查的内容范围广。作为纸笔形式的文件筐测验，测评考生的依据是 文件处理的方式及理由，是静态的思维结果。因此，除了必须通过动态过程才能体现的要素外，任何背景知识、业务知识、操作经验以及能力要素都可以寓于文件之 中，通过考生对文件的处理实现对考生素质的考查。

二是它的效率高。由于文件筐测验所采用的文件，十分类似于考生应聘职 位上常见的文件，有时就是完全真实的文件，因此，若考生能妥善处理测验文件，就理所当然地被认为具备职位所需的素质。

前一个优点使得文件筐测验具有广泛的适用性，而后一个优点使之易为人 所理解和接受。因此文件筐测验在众多情景模拟测验手段中，属于最普遍使用的一种。

（2）文件筐测验在实施中的两个缺点

一是评分比较困难。一份文件的处理，除了个人素质的原因外，机构、氛 围、管理观念等不同的组织，具有不同的评价标准。显然政府机关与公司企业、私营企业与国有企业对有关文件的处理是大相径庭的。在我国从事实际工作的人们往 往缺乏对招聘单位管理或经营状况的深入了解，因而文件如何处理才能充分表明考生具备招聘职位所需素质，专业人员与实际工作者往往存在理解上的差异。因此， 评分不容易把握。

二是不够经济。测验的设计、实施、评分都需要较长的时间，投入的精力 和费用比较大。

3. 文件筐测验的设计

文件筐测验的设计必须紧紧抓住三个环节：

（1）工作分析

深入分析职位工作的特点，确定胜任该职位必须具备哪些知识、经验和能 力。工作分析的方法可以是面谈、现场观察或问卷。通过工作分析，要确定文件筐测验要测评什么要素，哪些要素可以得到充分测评，各个要素应占多大权重。

文件筐测验一般可以考查以下要素：

①书面表达及其理解；②统筹计划能力；③组织协调能力；④洞察问题和 判断、决策能力；⑤任用授权能力；⑥指导控制能力；⑦岗位特殊素质，如法规条例知识。

文件筐测验评分表（高级管理人员选拔）序号姓名性别年龄文化程度报考 职位测评要素观测要素满分得分备注问题解决洞察

问题洞察问题的起因，把握相关问题的联系，归纳综合，形成正确判断， 预见问题的可能后果10X解决

问题提出解决问题的有效措施并付诸实施，即使在情况不明朗时，也能及 时决策10Y计划

统筹确定正确、现实、富于前瞻性的目标安排和实现目标的有效举措及行 动步骤，制定正确可靠的行动时间表10Z日常管理任用

授权给部属分派与其职责、专长相适应的任务，给部属提供完成任务所需 的人、财、物支持，调动使用部属的力量，发挥部属的特长和潜能10U指导

控制给部属指明行动和努力的方向，适时地发起、促进或终止有关工作， 维护组织机构的正常运转，监督、控制活动经费的开支及其他资源的消耗〖〗10V组织协调协调各项工作和部属的行动，使之成为有机整体，按一定的原则要求， 调节不同利益方面的矛盾冲突10W团结

部属理解部属的苦衷，在力所能及的范围内解决部属的困难，尊重部属， 倾听部属的意见，爱护部属，帮助部属适应新的工作要求，重视并在条件许可的情况下，促进部属的个人发展10R个人效能注重实干、效率和行动，合理有效地使 用、分配、控制自己的时间10S考官评语

考官签字

（2）文件设计

包括选择什么文件种类，如信函、报表、备忘录、批示等；确定每个文件 的内容，选定文件寓设的情景等。文件数量较多，时间以2～3小时为宜。文件的签发方式及其行文规定可以忽略，但文件的行文方向（对上与对下，对内与对外 等）应有所区别，特别要注意各个文件测评要素的设计。一个文件不同的处理常常可以体现不同的要求，对文件的处理方式要有所控制，确定好计分规则或计分标 准，尽量避免每个要素同时得分和无法归于某一要素的情况出现。

（3）测验评分

实施文件筐测验之后，评分一般由专家和具备该职位工作经验的人（一般 是选拔职位的上级主管及人事组织部门的领导）进行，除了前面设计时要制订好评分标准外，更重要的是对评分者要进行培训，使评分者根据评分标准而不是个人的 经验评分。评分的程序也要特别注意。可以考虑各自独立评分，然后交流评分结果，对评分差异各自申述理由后，再独立第二次评分，最后将评分结果进行统计平均 （评分者比较多时，可以去掉最高分和最低分），以平均分作为最后得分。有时，在考生答案不明确的情况下，需要质询应聘考生，根据其对处理方式的解释确定得 分。

整个文件筐测验的设计要特别注意两点：

一是测验材料难度的把握。目前国内对各个职位应具备何种程度的知识、 经验和能力缺乏客观可靠的依据，难度的把握比较困难。把握不准，材料过难，固然作为选拔测验有时可以选拔到很好的人才，但大材小用，很难设想这个人会安心 本职位工作，且导致人力资源的浪费。材料过于容易，测验会出现“天花板效应”，大家都得高分，区分不出应聘考生的能力大小。

二是要注意材料真实性程度的把握。完全杜撰的材料，应聘考生可以根据 一般知识推理，处理的结果没有针对性，看不出应聘考生的水平差异，考生被录取后需要经过较长时间的培训和适应才能胜任工作。完全真实的材料，过于偏重经验 的考查，忽视潜能的考查，最后选拔到的人无疑是完全与招聘单位文化气氛相同的人，违背了引入外来人才、给单位输入新鲜血液的本来目的。同时完全真实的材 料，使招聘考试本身对单位内部考生和单位外部考生不公平，同样的能力水平，内部考生被录取的可能性更大，结果给人留下“一切都是内定，考试不过是走形式” 的印象，这对真正想引进外部人才的单位尤其不利。

4. 文件筐测验实施程序

文件筐测验可以集体施测，实施过程分准备、测试和评分三个步骤。

（1）准备

主要指测验材料和测试场所的准备。给每个考生的测验材料，事前要编上 序号，答卷纸也要有相应序号，实施前要注意清点核对。答卷纸主要由三部分内容构成：一是考生姓名（或编号）、应聘单位和职位、文件序号等；二是处理意见 （或处理措施）、签名及处理时间；三是处理的理由。文件序号只是文件的标识顺序，不代表处理的顺序，应允许考生根据轻重缓急调整顺序，但给所有考生的文件 顺序必须相同，以示公正。测试的场所要求比较宽敞、安静，每个人一桌一椅，相互之间无干扰。为了保密，最好所有考生在同一时间完成。如果文件内容涉及到招 聘单位内部的一些情况，测试前应对所有考生提供培训，介绍相关情况，缩小内部考生和外部考生对职位熟悉程度的差别。

（2）实施

主试要对测验要求做一个简单介绍，说明注意事项。然后发给考生测试指 导语和答卷纸，回答考生的提问，当考生觉得没有问题后，再发测试用的文件。考生人数比较少时，也可以一次将材料发给考生，但要求考生严格遵从主试的要求， 先看指导语再看文件。测试指导语是测试情景、考生扮演的角色、考生任务和测试要求的说明，必须明确、具体，一目了然。有时在初级人员的文件筐测验中，发给 考生指导语后，让考生完成一个指导语的测验，强迫考生熟悉理解指导语，这在文件水平低的群体中有时十分有用。在考生正式进入文件处理后，一般不允许考生提 问，除非是测验材料本身有问题。